Author: Anick

PROPER COMMUNICATION IS A SERIOUS BUSINESS

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Good style creates a good impression, not just of you, but of the company you represent. By paying attention to the language you use, you can eliminate the frustration caused by communication that is hard to read, confusing, or uninformative and thereby build and sustain business relationships. (Carolyn Meyer. Communicating for results, 3rd Ed. P. 72)

To this end, here are a few simple rules:

. Be direct, and use one or two words to convey the intended message.

For example, instead of saying, or writing: you might want to consider sending us the information in a timely fashion, say/write: please send us the information promptly.

. Make minimal use of French or foreign words, thereby conveying your message in a simple and direct manner.

Words such as ambiguous (confusing), impromptu (spontaneous, unplanned), per se (clearly), bona fide (genuine), converse (talk), etc. are fine, once in a while. Overused, they are irritating and distracting.

. Be wary of technical terms. They are fine to use with technicians and specialists, but with a customer, or any other non-expert, such words can make them feel awkward and inadequate.

For example: The WEP (Wired Equivalent Privacy) is a security protocol, designed to provide a wireless local area network (WLAN) with a level of security and privacy comparable to what is usually expected of a wired LAN.

The same feature can be explained in a simpler way when necessary: WEP stands for “Wired Equivalent Privacy.” It is a security protocol for wireless networks. Since wireless networks transmit data over radio waves, it is easy to “eavesdrop” on these transmissions. The goal of WEP is to make wireless networks as secure as wired networks.

. Finally, avoid socially disrespectful words (the politically correct must prevail here), as well as slang terms.

Marie-Josée & Anick

Consultants, Translators and Copywriters at your service

Interested to learn more? Visit our blog at: https://consultationettraduction.com/

Petit jeu ludique: trouvez le mot juste (et améliorez votre vocabulaire d’affaires!)

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J’ouvre une revue de mode française à grand tirage et je m’étouffe d’indignation dès la lecture des premières lignes : « … on peut la twister façon boyish. Notre crush : la version chic en toile blanche et boostée d’accessoires. Les modeuses futées les choisissent fitées ! ». Disons que l’Office de la langue française du Québec n’est pas passé par là. Le vocabulaire du domaine de la mode est une chose, mais qu’en est-il de celui des affaires ? Voici un petit jeu amusant qui vous surprendra !

Doit-on dire :

a. Faire un appel conférence

b. Faire une conférence téléphonique

Réponse : b. Faire un appel conférence est un calque de l’anglais. Aussi à éviter : loger ou encore placer un appel, qui sont des anglicismes. On fait un appel téléphonique ou l’on appelle, tout simplement

Quel est le bon terme ?

a. Culture corporative

b. Culture d’entreprise

Réponse : encore b. Le terme corporatif n’a pas en français le même sens qu’en anglais. En effet, selon le Grand Robert, corporation signifie : association d’artisans groupés en vue de réglementer leur profession ou ensemble des personnes qui exercent le même métier, la même profession et non pas société ou entreprise.

Encore plus : trouvez le terme à éviter !

a. Peux-tu m’écrire une lettre de référence ?

b. Elle est en affaires depuis 5 ans.

c. Il voyage beaucoup par affaires.

Rép. a, b et c sont à sortir de votre vocabulaire. Être en affaires est un calque de l’anglais, on dit plutôt : faire des affaires. On ne voyage pas par affaires, mais on voyage pour affaires, et finalement, une lettre de références est un anglicisme, adoptez : une lettre de recommandation, c’est d’ailleurs plus joli à l’oreille.

Petite liste de mots à éviter :

Ne pas dire…                     Choisir plutôt

Acheter du temps                Gagner du temps

Place d’affaires                    Siège social

Vendeur agressif                  Vendeur dynamique

Appliquer sur un poste          Poser sa candidature

Vos commentaires sont        … sont bienvenues

appréciés

Arrêter un chèque                   s’opposer à

Commande back order          … en souffrance

Balance de compte                   solde de compte

Elle a reçu un bonus              … prime de rendement

Booké un rendez-vous            prendre un…

Briefing                                    Exposé, instructions

Bureau-chef                             Siège social

Carte d’affaires                         Carte professionnelle

Céduler une réunion                 Prévoir une…

Check-list                                  Liste de vérification

Contrôler une situation              Avoir la situation en main

*Les mots et expressions sont tous tirés de l’excellent livre : Mieux dire, mieux écrire, Yvon Delisle, 5e édition, Septembre éditeur, 2011.

Anick et Marie-Josée,

consultantes, traductrices et rédactrices de contenu pertinent.

 

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LES GROS MOTS DANS UNE RELATION D’AFFAIRES

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Il ne s’agit pas ici de jurons, mais bien de mots qui, tout comme les expressions vues dans la capsule du 7 août 2015, ont pour effet de rebuter le client, ou pire, de le faire hésiter… Nous avons tous entendu la blague : « Signez le contrat dans l’espace prévu et pesez fort, il y a trois copies ! ». Deux mots dans cette phrase sont susceptibles de lever un doute dans l’esprit du client, jusque-là consentant : signez et contrat. Ces deux termes ont un caractère définitif et contraignant dans l’esprit de plusieurs d’entre nous. Or, le client vous aime bien, mais l’idée d’une union à long terme avec vous lui déplaît probablement. N’est-il pas préférable de demander d’approuver l’entente ? Bien sûr, le client n’est pas dupe, mais porter une attention particulière à ce genre de mots démontre simplement du tact et du respect. Voici une courte liste des mots à éviter et des mots suggérés en remplacement, histoire de remplacer le gros mot par le bon mot :

Remplacer…                         Par…

contrat                                    entente

signer                                     approuver

coût                                        investissement

prix                                         valeur

paiement mensuel                 versement, mensualité

acheter                                  investir, acquérir

vendre                                   conseiller, offrir

baratin                                   présentation

deal                                       occasion

commission                           honoraires, frais de service

problème                               situation, défi

pas de problème !                 avec plaisir !

non (ou) oui mais…               je comprends, voyons comment, voici pourquoi

besoins                                  attentes, objectifs

je vais vous expliquer            présenter, démontrer, préciser

ET pour finir…

honnêtement                         (à éviter… tous !)

sincèrement

petit

toujours

jamais

extraordinaire

hallucinant

BAD WORDS IN A BUSINESS RELATIONSHIP

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This is not about cursing, but about using words which can put off a customer – not unlike the expressions presented in the last post (August 7, 2015) – or worse, which can make him or her hesitate… We all heard this joke: “Sign the contract at the bottom, and press hard, there are three copies”! The beginning of this sentence features two words that may cause doubt with a customer who was ready to make a decision: sign and contract. These two words are definitive and binding in most people’s mind. Even if the customer appreciates you, the idea of a long-term relationship with you may be a deterrent. Doesn’t it sound better to ask for an approval on the agreement? Of course, the customer will get it, but choosing words with care simply shows tact and respect. Following is a short list of words to avoid, and replacement options, thus replacing a bad word with the good word:

Replace…                              With…

contract                                  agreement

sign                                        approve

cost                                        investment

price                                       value

buy                                         invest, acquire

sell                                         propose, offer

pitch                                       presentation

deal                                        offer

commission                            fee, service fee

problem                                  situation, challenge

no problem!                            My/our pleasure!

no (or) yes but…                    I understand, let’s see how/why

needs                                     expectations, goals

let me explain                        present, demonstrate

AND finally…

honestly                                  (avoid them all… period!)

frankly

small

always

never

outstanding

awesome

Sept phrases pour faire fuir efficacement les clients

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Avouons-le : nous avons tous été coupables d’avoir prononcé des mots regrettables au milieu d’un processus de vente. Et c’est à ce moment précis, celui où les yeux de notre client roulent pratiquement dans leurs orbites, que l’on sait que la vente est perdue.   Voici une liste non exhaustive des phrases-clés à éviter pour conserver la haute opinion de notre client.

  1. Pour être honnête avec vous. Une des meilleures phrases pour allumer le détecteur de mensonges du client qui pensera que le reste de votre baratin n’a été qu’un tissu de menteries. Sortez-la de votre répertoire.

2. J’ai besoin de cette vente pour atteindre mes objectifs. Pourquoi le client vous aiderait-il ? Après tout, vous n’êtes pas son ami. Si vous lancez ces paroles, soyez prêt à lui donner quelque chose en retour puisqu’il vous saura à sa merci.

3. Vous ne m’avez pas compris. Excellent moyen d’impatienter le client qui croira que vous le prenez pour un imbécile qui n’y comprend rien. Apprenez à ménager son ego. Dites-lui plutôt : je me suis vraiment mal exprimé, laissez-moi la possibilité de vous réexpliquer.

4. Moi, je voudrais bien, mais mon patron refuse. Cette phrase est souvent prononcée afin de préserver des liens d’affaires. L’absence des gestionnaires en fait de parfaits boucs émissaires. Le problème avec cette excuse est qu’ils représentent eux aussi notre société et qu’à force d’entendre cette phrase, le client finira bien par prendre toute l’entreprise en grippe. Et puis, s’il vient aux oreilles de votre patron que vous lui mettez sur le dos toutes les misères du monde, il se fera un plaisir de vous en faire la remarque lors de votre évaluation annuelle. À éviter, tout simplement.

5. Soyez patients, nous sommes avec d’autres clients. Le message envoyé est clair : l’autre est plus important que moi… mais mon argent est aussi bon que le sien ! Si possible, demandez de l’aide à un confrère.

6. Ça va coûter moins que rien. Tout est ici question de perspective, la valeur de l’argent n’est pas la même pour tous et il ne faut jamais assumer que les poches du client débordent. Certains conduisent des Mercedes qu’ils peinent à payer, d’autres ont des liens serrés avec leur compte bancaire. Évitez de parler d’argent pendant un processus de vente, discutez des avantages et gardez le prix pour la fin.

7. On fait de notre mieux. Le client n’en a rien à faire de vos efforts : il veut un résultat. S’il est impossible de livrer, offrez-lui des solutions qui pourront le satisfaire. Un client heureux vous recommandera.

Dommage que plusieurs n’arrivent pas à comprendre que de simples phrases (tant orales qu’écrites) peuvent ruiner des semaines et même des mois d’efforts. Ceux qui en saisissant l’importance ont des longueurs d’avance sur la compétition. Apprenez à soigner vos communications, vous assurant ainsi de meilleures chances de réussite.

Seven effective ways to lose a customer

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Let’s admit it: we all said things that we came to regret during a sales interview. That’s when we realized – especially when seeing the infamous rolling of the eyes from our customer – that the sale is lost. Following is a list – although incomplete – of key sentences that must be avoided to maintain our customer’s positive disposition.

    1. To be honest with you. This has to be the best sentence to activate your customers’ lie detector. From then on, they will think that the rest of your presentation is all lies. Take this one out of your repertoire, period.

2. I need this sale to reach my goal. Why would the customers help you? They are not your friend after all. If you utter this one, be prepared to give something in return, as they will understand that you are at their mercy.

3. You don’t understand. There is no better way to irk your customers! They will think you take them for fools that just don’t get it. Learn to preserve their ego. Instead, say: I feel I did not explain this clearly, let me try again.

4. I would be glad to do it, but my boss won’t let me. This is often said to maintain the business relationship. And the boss, not being there, is the perfect scapegoat. The problem with this excuse is that it reflects on the whole company, and if customers hear it repeatedly, they will tend to despise the company. Furthermore, if your boss finds out that you put the blame on him or her, you may hear about it during your annual review! Just avoid this one altogether.

5. Please be patient, we have other customers. So: this means that the others are more important than I am… but my money is just as good as theirs! If at all possible, try getting a colleague to help out.

6. This will cost next to nothing. It’s all a question of perspective: the value of money is not the same for all, and we should never assume that customers have a pocketful of money. Some may drive a Mercedes that can be a stretch to pay for, while others have a tight bank account. Avoid talking about money during the sales interview, talk about the advantages and keep the price for the end. 

7. We are doing our best. Customers do not care. What they want are results. If it is not possible to deliver, try offering solutions that will meet their needs. Happy customers will recommend your services. 

Some sentences — spoken or written — can ruin weeks, and even months, of efforts. Those who know this place themselves ahead of the competition. Taking care of the ways you communicate will ensure greater chances of success.

Topic No 3: Ready, Get Set, Go: the Tone of the Written Word

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Life in the work place can, at times, seem like a whirlwind. The same goes with writing: we write fast — too fast. To make things short and to the point, we tend to forget certain forms of civility which demonstrate a respect that is appreciated, and goes a long way. Commands such as “Please govern yourself accordingly”, although containing the word “please”, can provoke the opposite reaction! It would just be better to read “Your cooperation would be greatly appreciated.” Politeness, especially when something or some action is required, can bring surprisingly speedy results.

Your level of education, culture and professionalism will be judged according to the care you take in your written communications, and the words you choose. Many of us speak more than one language and it is easy to use words that are not understood by the majority — such as Gallicisms. Look them up in a dictionary. If you need to make it quick, there are several online versions that are quite adequate and user-friendly. The first impression is the lasting impression, and so it is with the written word.

Marie-Josée and Anick

The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place. (George Bernard Shaw)

Capsule no 3 : Mines à l’avant : le ton dans l’écrit

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La vie en entreprise file à la vitesse du son. Et l’on écrit vite, trop vite. Par souci de concision, on laisse trop souvent de côté les formules de politesse qui démontrent pourtant aux autres un respect apprécié. Rien de pire, pour l’estime de soi, que de recevoir des ordres et des directives dans un courriel sans les « s’il vous plaît » ou « je vous en prie » qui prennent si peu de temps à écrire. Restez poli en tout temps et surtout lorsque vous demandez quelque chose, vous serez surpris par la suite de la vitesse d’exécution.

On jugera votre niveau d’éducation, de culture et surtout votre professionnalisme sur le soin que vous apporterez dans la rédaction de vos écrits et sur les mots choisis. Plusieurs d’entre nous parlent plus d’une langue et il est simple de glisser des anglicismes dans nos courriels. Prenez le temps de faire des recherches dans un bon vieux dictionnaire. Parce que l’impression que l’on se fera de vous sera aussi en fonction de vos communications écrites.

Marie-Josée et Anick

Pour bien écrire, il faut une facilité naturelle et une difficulté acquise. (Joseph Joubert)

Communication Pitfalls in the Working Place: How to Avoid Them – Part 2

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Topic No 2: Warning: Rocket Launchers: Words and Their Meaning.

Some love to sprinkle their communications with unnecessary and meaningless words. For example: “In the future, you might want to consider a different and more suitable approach to such an unfortunate turn of events and,  thereby, avoid any further misunderstanding.” One wonders what this is all about! Too many words dilute the message and, more importantly, the desired impact. It even seems that many more words will be needed to explain this statement. Furthermore, the whole approach can be viewed as condescending. A more direct construction will do better in achieving the desired outcome. However, direct does not mean offensive. Here is a better way of delivering this message: “Please try to consider a different approach, to help avoid any further misunderstanding”. Words have power, they must be chosen carefully.

In the work place, make sure you have access to good dictionaries, whether in book form or online (for example merriam-webster.com), and do refer to these tools to make sure you are using the right wording before pushing the Send button. Another tip: use a spell checker. The English language may seem easy, but it does have its set of rules to ensure a clear communication. English grammar books may seem be lighter than those of other languages, but they do exist and they do help, for example, with irregular verbs, prepositions.

Next Topic: The Tone in Written Communications

The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place. (George Bernard Shaw)

Marie-Josée and Anick

Deuxième capsule: les faux pas dans les communications en milieu de travail : comment les éviter ?

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Capsule no 2 : Attention lance-roquettes : le sens des mots

Certains parsèment leurs écrits de mots vides de sens. Un exemple ? Un slogan vu l’été dernier sur les panneaux publicitaires de la métropole : « pincez l’été ». On y annonçait des homards, mais ce choix de terme me semblait étrange. Les mots ont un sens premier (la dénotation), mais ils ont aussi des sens implicites (la connotation) dépendant, entre autres, du contexte et de la culture. Petite recherche dans mon Grand Robert ; je ne comprends toujours pas. À mon humble avis, pincer n’a rien à voir avec été. Pire, il évoque en moi de la douleur, ne créant en aucun cas le goût de me rendre dans ce commerce. Quant au sens second, je ne l’ai pas encore trouvé. Ces deux malheureux mots ont participé à forger mon impression négative. Les mots sont puissants, il faut faire attention de bien les choisir.

Un petit conseil : pour éviter de créer une mauvaise impression, demandez à votre employeur d’acheter un bon dictionnaire et prenez l’habitude de faire des recherches pour vérifier le sens des mots avant de presser sur le bouton « envoi ». Autre conseil (c’est gratuit !) : utilisez le correcteur. J’aime aussi Le Robert dictionnaire d’orthographe et des difficultés du français. Vos dollars seront ainsi bien placés, puisque les règles de notre chère grammaire française y sont simplifiées et l’on y trouve, en plus, des réponses à presque tout.

Prochaine capsule : Le ton dans l’écrit

Pour bien écrire, il faut une facilité naturelle et une difficulté acquise. (Joseph Joubert)

Anick et Marie-Josée