Nombre d’entre nous avons suivi une ou plusieurs formations en gestion de temps. Nous en avons tous tiré quelques perles, maintenant intégrées à nos activités quotidiennes. Revoyons-nous les concepts précis de temps à autre afin de nous améliorer ? Il y a de fortes chances que peu d’entre nous n’aient le temps de le faire. Tant d’autres tâches attendent, toutes plus urgentes les unes que les autres, qu’elles soient de nature professionnelle ou personnelle. Bref, malgré nos bonnes intentions, la vie reprend son cours normal. Puis, un jour, force nous est de constater que nous croulons de nouveau sous la quantité de tâches à accomplir sans plus savoir où donner de la tête.

Il est temps de se prendre en mains et de s’organiser, sans quoi on risque de se faire organiser par d’autres : patron, conjoint, ou enfants ! Le cartable de la séance de formation a disparu. Les notes aussi. Pas de panique ! Voici une courte méthode, très rapide, pour reprendre le dessus. Il faudra s’accorder tout de même quelques minutes pour y parvenir. Les outils nécessaires : une feuille blanche et un stylo, ou une page Word que l’on sauvegardera sous : « Tâches ».

1. Énumérez tout ce que vous devez faire durant la semaine. Exemple : Prendre rendez-vous avec le client. Assister à la réunion hebdomadaire. Analyser le rapport de ventes. Commander les fournitures. Finaliser la présentation pour la signature du contrat. Rencontrer un employé qui a besoin d’aide. Rencontrer le directeur des finances pour finaliser un dossier. Fixer un rendez-vous avec le comptable pour sa planification financière. Remplir sa déclaration de revenus. Réserver le resto pour la sortie avec les amis. N’en passez pas, plus la liste est longue, plus l’exercice est convaincant.
2. Apposez la lettre A, B ou C à chaque tâche :A = importance capitale, au plan personnel ou professionnelB = important, mais peut attendre ou deviendra d’importance capitale

   C = sans importance, peut être éliminé ou pourrait devenir important

3. Il faut maintenant s’assurer que les tâches ont bien reçu le bon degré de priorité. En effet, nous avons tendance à presque tout considérer comme des A. La réalité est la suivante : nous devons classer 40 % de nos tâches dans les A, 40 % dans les B et 20 % dans les C.

Voici le portrait, une fois étiquetées les tâches énumérées au no 1 :

Prendre rendez-vous avec le client. A

Assister à la réunion hebdomadaire. B

Analyser le rapport de ventes. A

Commander les fournitures. C

Finaliser la présentation pour la signature du contrat. A

Rencontrer un employé qui a besoin d’aide. B

Rencontrer le directeur des finances pour finaliser un appel d’offres. A

Fixer un rendez-vous avec le comptable pour sa planification financière. B

Remplir sa déclaration de revenus. B

Réserver le resto pour la sortie avec les amis. C

On constate que les A sont les activités qui sont cruciales pour notre vie professionnelle, axées vers l’argent, donc concernant les revenus pour l’entreprise et notre rémunération. Les B sont les activités qui nous aident à y parvenir; par exemple, notre planification financière et notre déclaration de revenus sont importantes : il faut savoir où on s’en va. Et sans éliminer les C que l’on voit ici, on peut les déléguer si le temps nous manque.

Dans le but de ne rien oublier, si la liste est longue, on classe ensuite les tâches en colonnes A, B et C, pour y voir plus clair et on reprend l’exercice chaque fois qu’on en sent le besoin, jusqu’à ce que cela devienne un réflexe.

« Ne laissez jamais le temps au temps. Il en profite. »

Jean Amadou

Vous avez des commentaires ? Partagez-les ici ou sur notre blogue à l’adresse suivante : https://consultationettraduction.com/

Vous pouvez communiquer avec les auteures à : consultation.virtus@outlook.com ou mj.verhaaf@gmail.com

Anick Lamothe et Marie-Josée Verhaaf